La venta más cara es la que nunca se cobra. Los errores que convierten una cuenta por cobrar en una pérdida para la empresa
¿De qué sirve cerrar una gran venta si nunca se cobra? Este artículo explica por qué la prevención, la correcta documentación de las operaciones y una adecuada gestión del riesgo son la mejor estrategia para evitar cuentas incobrables.
En el mundo de los negocios existe una realidad incómoda que muchas empresas descubren demasiado tarde: vender no siempre significa cobrar.
Todos los días, comerciantes, profesionistas, contratistas, distribuidores y empresas celebran operaciones comerciales convencidos de que han concretado una venta exitosa. Entregan mercancías, prestan servicios, emiten facturas y continúan operando con normalidad. Sin embargo, cuando llega el momento de exigir el pago, descubren que la operación fue documentada de manera deficiente y que recuperar el dinero será mucho más complicado de lo que imaginaron.
Paradójicamente, muchas cuentas incobrables no nacen cuando el cliente deja de pagar. Comienzan mucho antes, desde el momento en que la operación se documentó incorrectamente o, simplemente, no se documentó.
El verdadero problema no es vender. El verdadero problema es cobrar.
Es común que los empresarios concentren buena parte de sus esfuerzos en generar ventas. Invierten en publicidad, desarrollan estrategias comerciales, capacitan a sus vendedores y buscan constantemente nuevos clientes. Sin embargo, pocas veces dedican el mismo nivel de atención a una pregunta fundamental:
¿Qué sucederá si el cliente no paga?
Cuando esta pregunta no se formula oportunamente, la empresa suele descubrir que carece de los elementos necesarios para exigir judicialmente el cumplimiento de la obligación. Y en ese momento comienza un problema que pudo haberse evitado.
Mito número uno:
"La factura es suficiente para cobrar"
Probablemente éste sea uno de los errores más frecuentes.
La factura es un documento indispensable para acreditar una operación comercial, pero no necesariamente demuestra por sí sola que la mercancía fue efectivamente entregada o que el servicio fue debidamente prestado y aceptado por el cliente. Cuando surge una controversia, el acreedor debe estar en posibilidad de demostrar no solamente que emitió una factura, sino también que cumplió con las obligaciones que asumió dentro de la relación comercial.
Por ello, una adecuada documentación debe complementarse con remisiones, órdenes de compra, órdenes de servicio, acuses de recibo, correos electrónicos de aceptación y cualquier otro elemento que permita acreditar la ejecución de la operación.
Mito número dos:
"Después me firman la documentación"
La confianza suele ser una gran aliada de los negocios, pero también puede convertirse en una de sus mayores amenazas.
Con frecuencia las empresas entregan mercancías o ejecutan servicios bajo la promesa de que la documentación será firmada posteriormente. El problema es que cuando surge el incumplimiento, el cliente suele perder todo interés en formalizar aquello que debió documentarse desde un principio. En materia de cobranza, los documentos más importantes son aquellos que se obtienen antes de que aparezca el conflicto.
Mito número tres:
"Con un pagaré estoy completamente protegido"
El pagaré constituye una herramienta jurídica extraordinariamente útil.
Su naturaleza como título de crédito facilita significativamente la reclamación judicial de una deuda. Sin embargo, existe una realidad que ningún empresario debería ignorar: ningún documento sustituye la solvencia económica del deudor.
Un pagaré firmado por una persona o empresa sin bienes suficientes para responder por sus obligaciones puede terminar siendo un documento perfectamente válido desde el punto de vista jurídico, pero prácticamente inútil desde una perspectiva económica.
Por ello, tan importante como obtener garantías documentales es evaluar razonablemente la capacidad de pago de quien recibirá el crédito.
Mito número cuatro:
"Es una empresa grande, seguramente me va a pagar"
El tamaño de una empresa no siempre refleja su situación financiera.
Muchos negocios extienden líneas de crédito importantes únicamente porque el cliente aparenta solvencia o porque cuenta con una presencia relevante en el mercado. Sin embargo, la experincia demuestra que incluso empresas consolidadas pueden enfrentar problemas de liquidez, reestructuraciones financieras o situaciones que afecten seriamente su capacidad de pago.
Por ende, la evaluación del riesgo crediticio debe formar parte de cualquier política empresarial responsable.
Mito número cinco:
"Los correos electrónicos no sirven como prueba"
Esta creencia pertenece a otra época. Actualmente, los correos electrónicos, mensajes electrónicos y diversos medios digitales pueden constituir elementos probatorios de enorme relevancia dentro de un procedimiento judicial. Por ello resulta altamente recomendable que desde el inicio de la relación comercial se establezcan canales oficiales de comunicación y que estos queden claramente definidos dentro de los contratos.
Cuando las partes acuerdan expresamente cuáles serán los medios oficiales para intercambiar información, realizar notificaciones, aprobar entregables o formular reclamaciones, se fortalece significativamente la capacidad de acreditar hechos relevantes en caso de controversia.
Héctor Lemus | Salud Jurídica.
Los errores más costosos suelen ser los más simples
La mayoría de las cuentas incobrables no derivan de complejos esquemas de fraude. Con freuencia tienen su origen en errores aparentemente menores:
No verificar quién recibe la mercancía.
No identificar correctamente al representante de la empresa contratante.
Entregar productos sin obtener acuses de recibo.
Prestar servicios sin evidencia de aceptación.
Confiar exclusivamente en acuerdos verbales.
Omitir la celebración de contratos.
No documentar adecuadamente las comunicaciones importantes.
Lo que inicialmente parece una simple omisión administrativa puede convertirse posteriormente en un obstáculo serio para recuperar una deuda, por ende, no se debe perder de vista que la mejor cobranza es la qu se previene antes de vender.
Las empresas suelen pensar en abogados cuando la cuenta ya es incobrable. Sin embargo, la verdadera protección jurídica comienza mucho antes, cuando se diseñan políticas de crédito adecuadas, cuando se documentan correctamente las operaciones, cuando se verifica la identidad y capacidad económica del cliente, cuando se formalizan los acuerdo mediante contratos claros, cuando se generan evidencias suficientes de cada etapa de la relación comercial.
En pocas palabras, la mejor estrategia de cobranza no consiste en demandar mejor sino en prevenir mejor.
Reflexión final
La mayoría de las cuentas incobrables no nacen cuando el cliente deja de pagar, nacen cuando la operación se documenta deficientemente, cuando se confía excesivamente en relaciones personales o cuando se pospone la formalización de acuerdos importantes.
En el ámbito empresarial, pocas lecciones resultan tan costosas como descubrir que una venta aparentemente exitosa carece de los elementos necesarios para ser cobrada. Por ello, antes de concentrarse únicamente en vender más, conviene hacerse una pregunta fundamental:
Si mañana este cliente dejara de pagar, ¿cuento realmente con los documentos necesarios para recuperar mi dinero?
La respuesta a esa pregunta puede marcar la diferencia entre lo que verdaderamente constituye una cuenta por cobrar y lo que podría ser una pérdida para el negocio.
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